Etkili Bir Toplantının Püf Noktaları

Toplantılar günümüzde iş hayatımızın temelini oluşturmaktadır. Toplantı yönetimi kavramı, profesyonel iş hayatında önemi farkedilmeyen ancak etkili bir şekilde gerçekleştirildiğinde pek çok olumsuz sonucu olumlu bir hale dönüştürebilmektedir. Birçok insan tarafından vakit kaybı olarak görülen toplantıların aslında ne kadar önemli olduğunu ve iyi bir toplantı yönetimi sonucunda ortaya çıkabilecek olumlu pek çok sonucu beraberinde getirmektedir. İyi bir toplantı nasıl yönetilir için net kurallar bulunmamakla birlikte; toplantının yapılış amacı, toplantının süresi, toplantının yapılacağı yer veya toplantıda olacak kişiler ve statüleriyle orantılı bir şekilde değişim göstermektedir. Ancak bu yazımızda size etkili bir toplantı yapmanın püf noktalarından bahsedeceğiz. Öncelikle kısa bir bilgiyle başlayalım;

Toplantı Yönetimi Nedir ? 

Toplantının akışını, doğrultusunu, süresini ve amacını belirli bir konu veya konular çerçevesinde yönlendirmek, akıcılığını sağlamak, planlamak ve toparlamaktır.

Doğru bir toplantı yönetiminin işin genel iş yapısına da epey büyük katkıları bulunmaktadır.

Doğru amaçlara hizmet eden toplantılar kısa sürede hızlı sonuçlar doğurur ve zaman kazanmanın temel yoludur.

Verimli toplantılar hem alınabilecek kararlar, bir sonraki iş aksiyonları ve planlama için epey önem arz etmektedir. Verimli bir toplantı sağlayabilmek için temel belirli düzenlemeler gerekmektedir.

Verimli Toplantılar İçin Temel Düzenlemeler

Gerçekleşecek olan toplantının verimli geçmesi için toplantı öncesi yapılması gereken temel bazı düzenlemeler önemlidir. Verimli toplantı kişiden kişiye değişmektedir. Kimisi için hızlı aksiyon alınan toplantı, kimileri için beyin fırtınası ve fikir alışverişi yapılan toplantılar, kimisi için de doğru kararların alındığı toplantılar verimlidir. Toplantı veriminin tanımını oluşturmak sizin elinizde olsa da, sizlere toplantınızın daha verimli geçmesi için önerebileceğimiz temel hazırlık aşaması bulunmaktadır. P.A.T Yöntemi, toplantıların belirlenen verim tanımı doğrultusunda amaca yönelik olmasını sağlayacaktır. 

Purpose : Amaç 
Agenda : Gündem
Time : Zaman 

P.A.T methodu ile amacınızdan spmadan, gündeminizi doğru bir zaman aralığında tartışabilirsiniz.

Bu methodu uyguladıktan sonra toplantı katılımcılarına net bir şekilde iletilmesi gereken bazı olgular mevcuttur. Bunlar ;

1. Gündem içerisinde tartışılacak konuların iletilmesi
2. Her konu için ayrılan sürenin özellikle belirtilmesi
3. Soru-Cevap veya Fikir Alışverişi yapılacak konuların özellikle belirtilmesi
4. Toplantıda konuşulacak konuların her birisinin toplantıda bulunacak bireyler için çıktılarının iletilmesi
5. Toplantı konularının hangi amaç doğrultusunda konuşulduğunun net bir şekilde belirtilmesi
6. Var ise konuların alt başlıklarının belirtilmesi
7. Toplantının hangi bağlam veya ortamda gerçekleştirileceği
8. Toplantının düzeni ( Sunum, Online, Fikir Alışverişi vb... )

Toplantıdan önce yapılan çalışmalar, hem toplantıyı yöneten kişi, hem de toplantının katılımcıları için bir ön izleme olacaktır. Bu sayede tüm katılımcılar planlamalarını yaparak gelecek ve hazırlık aşaması için gereken tüm zamandan tasarruf edilecektir. Peki toplantının daha etkili geçmesi için toplantı sırasında yapılması gerekenler nelerdir ?

Etkili Bir Toplantının Püf Noktaları 

Toplantı öncesi hazırlıklar aslında toplantı sırasında alınacak aksiyonların temelini oluşturmaktadır. Toplantı esnasında yapılması gereken bazı eylemler ile toplantının gidişatında herhangi bir sapma olmadan doğru amaca ilerlemek mümkündür. Peki Etkili Bir Toplantının Püf Noktaları Nelerdir ?

1. Toplantıya katılan bireyler tanışmıyor ise toplantının ilk 5 dakikasını tanışmaya ayırmak.
2. Toplantıya başlamadan önce toplantının tüm izlencesini çıkartmak. Toplantının konularının hangi sıraya göre tartışacağını belirtmek.
3. Toplantı içerisinde gerçekleşecek kuralları baştan söylemek.
4. Toplantıda karşıt taraflar var ise, saygı çerçevesini bozmamalarını özellikle belirtmek.
5. Söz hakkı ve söz sırasını bozmayacak şekilde bir sırayla toplantıyı yönetmek.
6. Gündeme alınan konular ve alt başlıkları için toplantıda yer alan bireylerden yapılan tüm çalışmaları detaylıca dinlemek ve fikir alışverişine açık olmak.
7. Konular veya alt başlıklarda uzman olan kişilere kısa süreliğine de olsa toplantı yönetimini bırakmak.
8. Mutlaka toplantı esnasında not tutmak veya birisinden not tutmasını talep etmek.
9. Toplantı sırasında tüm katılımcıların fikrini sormaya özen göstermek
10. Tüm katılımcıların odağının toplantı gündeminde olduğuna dikkat etmek
11. Tüm katılımcılar için söz alabilmeye müsait bir ortamı yaratmak
12. Katılımcıların sürelerini aştıklarında yönlendirmeyi doğru bir şekilde yapmak
13. Toplantı başında bir görev dağılımı yaparak, toplantı sonrası notlarını tüm katılımcılar ile birlikte oluşturmak

Toplantı esnasında dikkat edilmesi gereken noktalar, toplantının amacına ve toplantının düzenine göre değişiklik gösterse de yukarıdaki maddeler sayesinde toplantılarınızdan daha verim almanız muhtemeldir.

Toplantı öncesi hazırlıklar ve toplantıda dikkat edilmesi gereken noktaları en iyi bir şekilde başarmış olsanız da, toplantı sonrası takip belki de en can alıcı noktalardan birisidir. Günümüzde çoğu insanın toplantıları gereksiz bulmasının temel sebebi; toplantı sonrası takibin doğru bir şekilde gerçekleştirilmemesidir. Peki toplantı sonrası takibi nasıl gerçekleştirmek gerekir ?

Toplantı Sonrası Takip 

1. Toplantı notları tüm katılımcılar ile en geç 90 dakika içerisinde paylaşılmalı, toplantı notları hazırlanırken ise toplantıdan çıkmadan önceki 5 dakikayı tüm katılımcılardan kendi pozisyon ve görevleri için kısa bir toplantı notu atmaları istenerek yapılmalıdır.
2. Toplantının sonucunda dağıtılmış olan görevler var ise tüm katılımcılara belirli periyotlar ile hatırlatmaları planlamak önemli olmaktadır.
3. Toplantı çıktılarını en geç 24 saat içerisinde paylaşmak.
4. Bir önceki toplantıda yapılan hangi hataların bu toplantıda gerçekleştirilmediğini, bu toplantıda yapılan hataları ve bir sonraki toplantıda hangi hataların telafi edilmesi gerektiğinin tanımlanması.
5. Eksik kalan konular var ise bu konuların ilgili birimler ve ilgili katılımcılar ile paylaşılması.
6. Verilmiş veya verilecek kararların bir planın tüm katılımcılar ile paylaşılması.

Bu maddeler sayesinde artık toplantılardan sonra alınacak aksiyonların katılımcıların zihninde daha somut bir hale gelmesini sağlayabilir ve gelecek planlamalarını çok daha doğru bir şekilde yapabilirsiniz.

Daha çok bilgiye ulaşmak için www.truvaakademi.com.tr yi ziyaret edin.